Schluss mit dem Zettelwirtschaft-Sonntag.
Wer hat seine Helferstunden schon? Wer hat den Beitrag bezahlt? Wer springt am Samstag an der Bar ein? In den meisten Vereinen beantwortet das eine Person, abends, aus drei Excel-Dateien. Vereinslog beantwortet es auf einem Bildschirm – und alle sehen dasselbe.
Kein Vertrag, keine Zahlungsdaten, keine Einrichtungsgebühr. Abgerechnet wird erst, wenn der Verein läuft.
Beispieldaten eines Übungsvereins
Dieselbe Saison, zweimal.
Nichts davon ist erfunden. Es ist die Arbeit eines Vorstands, einmal mit Tabellen und einmal mit Vereinslog.
- Der Beitragslauf ist ein Abend mit Serienbrief und Kontoauszügen.
- Drei Geschwister zahlen dreimal voll, weil den Nachlass niemand nachrechnet.
- Wer eine Schicht will, ruft beim Festausschuss an.
- Beim Fest fehlen zwei Leute, und niemand weiß es vorher.
- Wer seine Helferpflicht nicht erfüllt hat, fällt im September auf – zu spät.
- Eine Adressänderung wird an drei Stellen eingetragen. Oder an einer.
- Der Beitragslauf ist ein Knopf, ein Entwurf zum Prüfen, ein zweiter Knopf.
- Familiennachlass rechnet die Anwendung – nach Regeln, die der Verein aufstellt.
- Wer eine Schicht will, trägt sich selbst ein. Wenn er darf.
- Offene Schichten stehen rot auf dem Bildschirm, ab dem Tag der Planung.
- Das Helferkonto ist jederzeit aktuell – für jedes Mitglied einsehbar.
- Eine Adresse steht an einer Stelle und gilt überall.
Jeder im Verein merkt etwas anderes.
Jeder Tarif enthält alles. Einen Verein nach Funktionen zu beschneiden hieße, ihm die Arbeit zu erschweren, für die er zahlt.
Der Kassier spart den Jahresabschluss-Abend
Beiträge vorschreiben, Familiennachlass rechnen, SEPA-Datei erzeugen, Zahlungsstand sehen. Rechnungen sind nach der Festschreibung unveränderlich – Korrekturen laufen über Gutschriften, wie es sich gehört.
- Beitragslauf mit Entwurf und Festschreibung
- SEPA-Datenträger nach pain.008
- Kassabuch mit eigenen Kategorien, PDF und Excel
- Spenden und Bestätigungen
Der Festausschuss hört auf zu telefonieren
Schichtplan anlegen, Bedingungen festlegen, den Rest machen die Mitglieder selbst. Wer die Berechtigung hat, trägt sich ein – wer nicht, sieht den Dienst gar nicht erst.
- Anlässe mit Schichtplan und Notizen je Dienst
- Helferbörse – jeder trägt sich selbst ein
- Anwesenheit abhaken, Stunden gutschreiben
- Externe Gruppen für ganze Dienste
Das Mitglied muss niemanden mehr fragen
Eigener Zugang, eigenes Helferkonto, eigene Daten. Wie viele Stunden noch fehlen, steht dort – und welche Schichten frei sind, gleich daneben.
- Helferkonto je Person und je Familie
- Offene Schichten übernehmen
- Eigene Daten selbst berichtigen
- Anlagen- und Terminplan einsehen
Zwei Bildschirme, die ihr täglich seht.
Beispieldaten
Der Einsatzplan sagt, wo es klemmt
Jede Schicht mit Bedarf, Besetzung und offenen Plätzen – ab dem Tag der Planung, nicht am Abend davor. Wer sich eingetragen hat, steht daneben; wer erschienen ist, wird abgehakt und bekommt die Stunden gutgeschrieben. Ohne Zuruf, ohne Liste im Auto.
Beispieldaten
Das Helferkonto liegt in der Hosentasche
Jedes Mitglied sieht seinen eigenen Stand: wie viele Stunden das Soll verlangt, wie viele erbracht sind, was noch fehlt – und welche Schichten es übernehmen könnte. Am Handy, ohne Installation. Damit hört die Frage „wie viel hab ich eigentlich schon?" von selbst auf.
Für keine Einstellung müsst ihr uns anrufen.
Das ist kein Versprechen für später, sondern die Bauweise: Dienste, Bedingungen, Beitragsarten, Familienregeln, Kassa-Kategorien, Anlagen, das Anmeldeformular – alles sind Daten, die der Vorstand im Browser ändert. Gäbe es dafür eine Telefonnummer, wäre es falsch gebaut.
Bedingungen, die sich lesen lassen
„Eintragen darf sich, wer die Berechtigung Bar / Ausschank hat und mindestens 18 Jahre alt ist." So steht es auf dem Bildschirm, und so legt es der Vorstand fest – mit zwei Auswahlfeldern.
Familienregeln als Sätze
„Ab dem 2. Kind: 50 % Nachlass." „Eltern sind beitragsfrei." „Eine Familie zahlt höchstens 240 €." Daneben steht die größte Familie des Vereins, durchgerechnet – bevor der Lauf startet.
Das Anmeldeformular baut der Verein
Felder, Abschnitte und Bedingungen frei zusammenstellbar. Wer eine andere Staatsbürgerschaft angibt, bekommt das Feld für die Aufenthaltsbestätigung zu sehen – ohne dass jemand Code anfasst.
Die vier Sätze, die wir am häufigsten hören.
„Unsere Leute sind nicht technikaffin."
Das häufigste Gegenargument – und das einzige, das wirklich zählt. Deshalb ist die Anwendung so gebaut, dass eine Bedingung als Satz dasteht und eine Zahl immer neben dem, was sie bedeutet. Ein Mitglied muss genau zwei Dinge können: sich anmelden und auf „Übernehmen" tippen. Am Handy genauso wie am Rechner.
„Wir haben doch Excel."
Excel kann alles, was Vereinslog kann – solange eine Person es führt und diese Person nie ausfällt. Der Unterschied ist nicht die Tabelle, sondern dass 300 Mitglieder gleichzeitig hineinschauen, sich selbst eintragen und ihre eigenen Daten berichtigen können, ohne dass jemand dazwischen sitzt. Eure vorhandene Liste spielen wir ein, die Arbeit war nicht umsonst.
„Wir binden uns doch nicht wieder an jemanden."
Monatlich kündbar, kein Vertrag, keine Einrichtungsgebühr. Jeder Verein hat eine eigene Datenbank – eine vollständige Kopie bekommt ihr jederzeit, auch beim Aufhören. Was euch gehört, bleibt euch.
„Und der Datenschutz?"
Server in der EU, Mitgliederdaten jedes Vereins in einer eigenen Datenbank statt in einer gemeinsamen Tabelle mit Vereinsnummer – ein Programmfehler kann fremde Daten nicht liefern, weil sie in der Verbindung nicht erreichbar sind. Bankverbindungen liegen verschlüsselt. Personendaten lassen sich löschen, ohne die Buchhaltung zu zerstören.
Nach Größe, nicht nach Funktionen.
Ein Verein mit 60 Mitgliedern zahlt weniger als einer mit 600 – bekommt aber dasselbe. Preise je Monat bei jährlicher Zahlung, netto.
Verein M
Vereine mit Nachwuchs und Festbetrieb
bis 400 Mitglieder
Diesen Tarif wählenEinen Verein einrichten dauert einen Nachmittag.
Schreib uns, wie der Verein heißt und wie groß er ist. Wir legen ihn an, spielen die vorhandene Mitgliederliste ein und melden uns mit den Zugangsdaten. Meist am selben Tag, und ohne dass vorher Geld fließt.